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White Paper : la valeur juridique de la copie numérique
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Ce White Paper traite de la valeur juridique des copies numériques de documents papiers et, incidemment, de la possibilité de détruire les documents papiers après qu’ils aient été scannés. Ses analyses et ses conclusions s’appliquent, par analogie, à une migration informatique des documents qui sont déjà sous forme électronique, depuis un format obsolète vers un nouveau format.
Il prend comme point de départ une étude assez complète qui a été réalisé aux Etats Unis, où la question se pose avec acuité compte tenu de la logique judiciaire du « discovery », qui amène les parties à produire des quantités considérables de documents – notamment sous forme numérique, lors des litiges.
Le Rapport Cohasset, établi dans un contexte exclusivement US, aboutit à la conclusion que les copies numériques de documents papier scannés ont une valeur juridique, peuvent être produits en justice à titre de preuve, et qu’il est possible de détruire les documents papiers originaux après numérisation sous réserve de la mise en oeuvre rigoureuse d’une politique interne de gestion/destruction des documents.
Cette conclusion ne se fonde pas sur une disposition générale qui conférerait d’office une valeur juridique aux copies numériques de documents scannés, mais sur un certain nombre de dispositions particulières et de décisions de jurisprudence. En tout état de cause, pour être admise à titre de preuve dans le cadre d’une instance judiciaire aux US, la copie numérique doit avoir été produite par des processus dont la qualité peut être démontrée, et conformément à un certain nombre de bonnes pratiques.
Nous démontrerons que la situation en France est assez similaire. Pour prouver la valeur juridique de la copie numérique, il faudra démontrer que les bonnes pratiques ont été mises en oeuvre lors de l’opération de migration, puis de conservation du document numérique dans son nouveau format. Nous considérons toutefois qu’il est difficile d’affirmer, en l’absence de disposition légale ou réglementaire spécifique, que l’original papier peut être systématiquement détruit, ce qui est un choix qui ne peut être effectué qu’au cas par cas, en fonction du contexte et aux termes d’une analyse de risque spécifique.
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